Audyt zarządzania wiekiem to analiza organizacji w zakresie zarządzania strukturą wiekową pracowników, kultury korporacyjnej, opieki nad pracownikami oraz w kontekście działań personelu dotyczących wieku i równych szans. Głównym celem audytu jest identyfikacja problematycznych punktów wewnętrznych procesów firmy z punktu widzenia zarządzania wiekiem.
Należy przeprowadzić analizę obecnego stanu środków już zastosowanych w organizacji, aby odpowiednio ukierunkować wdrożenie środków zarządzania wiekiem. Wiele organizacji wdrożyło już pewne środki, ale nie są one nazywane środkami zarządzania wiekiem. Audyt zarządzania wiekiem powinien być częścią procesu podczas wdrażania środków zarządzania wiekiem w firmie (patrz rysunek 3).
Obszary audytu / analizy opierają się na koncepcji zdolności do pracy („House of Work Ability”) i są zgodne z określonymi filarami zarządzania wiekiem (Ilmarinen, 2008).
Pod względem treści audyt można podzielić na dwie części: [1]
1. Analiza danych organizacyjnych (dokumentacja wewnętrzna i zewnętrzna, wywiady kierowane)
2. Analiza spełnienia poszczególnych filarów zarządzania wiekiem
Rycina 3: Wprowadzenie zarządzania wiekiem w organizacjach (Age Management, 2018)
Pierwszym krokiem analizy powinno być określenie składu wiekowego pracowników według poszczególnych miejsc pracy, a następnie identyfikacja kluczowych stanowisk (patrz ryc. 4). Wyniki powinny stanowić podstawę przetwarzania planu sukcesji, biorąc pod uwagę czas szkolenia dla poszczególnych pozycji.
Rycina 4: Kluczowe obszary audytu zarządzania wiekiem (Štorová & Fukan, 2012)
Dalsze analizy powinny być ukierunkowane na identyfikację środków wspierających zdolność do pracy pracowników, np. środki, za pomocą których organizacja wspiera:
- zdrowie, zdolności funkcjonalne i zdrowy styl życia pracowników,
- rozwój kompetencji, wspieranie uczenia się / edukacji przez całe życie, zarządzanie zmianą kariery, rozwój osobisty,
- motywacja, harmonizacja pracy i życia osobistego, programy wspierające zapobieganie stresowi i syndrom wypalenia zawodowego,
- warunki pracy uwzględniające potrzeby poszczególnych pokoleń w miejscu pracy, kulturę korporacyjną i analizę procesów personalnych wspierających zarządzanie wiekiem.
W ramach tej analizy ważne jest również przeanalizowanie niezdolności do pracy według poszczególnych grup wiekowych, a także przyczyn. Jeśli chodzi o miejsce pracy, pozostają kluczowe kwestie bezpieczeństwa, ochrony zdrowia i zapobiegania zagrożeniom dla zdolności pracowników do pracy (ergonomia, higiena, bezpieczeństwo pracy, obszary pracy, narzędzia i wyposażenie robocze, obciążenie fizyczne, postawa itp.). Analizę można również uzupełnić poprzez monitorowanie obrotów według poszczególnych grup wiekowych i kosztów finansowych szkolenia nowych pracowników. (Štorová, 2015)
Drugą częścią kontroli jest monitorowanie realizacji poszczególnych filarów zarządzania wiekiem (Ilmarinen, 2008):
1. znajomość zagadnień wieku,
2. uwzględnianie postaw wobec starzenia się,
3. dobre zarządzanie, które rozumie indywidualność i różnorodność,
4. jakości i funkcjonalne miary zarządzania wiekiem,
5. zapewnienie dobrej zdolności do pracy i motywacji,
6. wysoki poziom kompetencji,
7. dobra organizacja pracy i środowiska pracy,
8. zadowolone życie.
Internetowe narzędzie do monitorowania realizacji poszczególnych filarów zostało opracowane przez firmę Age Management z.s. w Czechach. Narzędzie jest w stanie ocenić i graficznie przetworzyć spełnienie (patrz http://www.agemanagement.cz/audit-age-managementu/).
Obie części audytu są przetwarzane w końcowy raport wyników audytu. Wynikiem jest kompleksowy plan wprowadzenia zarządzania wiekiem, który obejmuje:
- szkolenia dla menedżerów na różnych poziomach i dla pracowników,
- propozycja wdrożenia środków zarządzania wiekiem w procesach personalnych,
- pomiar zdolności do pracy i jej ocena dla pracowników i pracodawców,
- doradztwo na wszystkich etapach wdrażania środków,
- regularne monitorowanie.
Bardzo trudno jest znaleźć jednolitą procedurę w tej dziedzinie, zawsze należy wziąć pod uwagę specyfikę pracodawców i pracowników. Jednak ważnym aspektem sukcesu są postawy menedżerów na wszystkich poziomach wobec starzejących się pracowników oraz ich gotowość do poszukiwania indywidualnych rozwiązań, biorąc pod uwagę ich wiek, potrzeby i możliwości (Štorová, 2015).
Audyt zarządzania wiekiem można przeprowadzić po wdrożeniu środków. Ocenia skuteczność wdrożonych środków. Pomiar zdolności do pracy można powtarzać regularnie i może on analizować skuteczność środków podjętych w celu wspierania zdolności do pracy pracowników.
Środki wspierające zarządzanie wiekiem są czasochłonne i przynoszą długoterminowy zwrot finansowy. Jednak środki dostosowane do potrzeb pracowników w różnym wieku prowadzą do ich zadowolenia, a zatem stanowią przesłankę ich dłuższego i bardziej produktywnego życia zawodowego.
Rosnąca liczba starzejących się pracowników wywoła potrzebę odpowiednich zmian w życiu zawodowym, szczególnie w zakresie organizacji pracy, wpłynie również na kulturę korporacyjną i kształtowanie współpracy międzypokoleniowej w miejscu pracy. Audyt zarządzania wiekiem może być cennym narzędziem do przyjęcia takich środków, jakie organizacja potrzebuje dla swoich działań i swoich pracowników.